Napojení Shopify na sklad a ERP: Pohoda, Money, Helios

Malý e-shop si vystačí se skladem v Shopify. Firma, která má kamennou prodejnu, velkoobchod nebo tři roky historie v Pohodě, si nevystačí. A právě tady se rozhoduje, jestli migrace na Shopify vyjde.

První otázka: kdo je zdroj pravdy

Před jakoukoli technickou diskuzí je potřeba odpovědět na jedinou otázku: který systém je nadřazený?

• ERP je zdroj pravdy. Produkty, ceny a sklad se spravují v ERP a do Shopify se jen posílají. Shopify je výkladní skříň. Běžné ve firmách s velkoobchodem i maloobchodem.
• Shopify je zdroj pravdy. Produkty žijí v Shopify, do ERP jdou jen objednávky na fakturaci. Typické pro firmy, které prodávají hlavně online.
• Rozdělené. Ceny a sklad z ERP, obsah a fotky ze Shopify. Funguje to, ale musí být napsané, kdo vlastní které pole.

Když se na tuhle otázku neodpoví na začátku, skončí to přepisováním dat sem a tam a nikdo neví, která cena platí.

Co se reálně přenáší

Směrem do Shopify jdou stavy skladu (nejdůležitější a nejčastěji, ideálně každých pár minut), ceny při změně ceníku, produkty a varianty při založení nového zboží a dostupnost s dodacími lhůtami.

Směrem ze Shopify jdou objednávky včetně položek, dopravy, slev a platební metody, zákazníci, pokud je ERP eviduje, a vratky a dobropisy.

Kde to nejčastěji padá

Párování produktů

Shopify má SKU, ERP svůj kód. Pokud nesedí jeden k jednomu, integrace nemá o co se opřít. Sjednocení kódů je často větší práce než samotná integrace — a je to práce na straně klienta, kterou za něj nikdo neudělá. Počítejte s ní v harmonogramu.

Pohoda běží lokálně

Pohoda je desktopová aplikace na počítači v kanceláři, Shopify je v cloudu. Potřebujete konektor, který mezi nimi zprostředkuje komunikaci — zpravidla službu běžící na tomtéž počítači nebo na serveru s přístupem k databázi. Když je počítač vypnutý, synchronizace stojí.

Sklad v reálném čase je mýtus

I u dobré integrace máte zpoždění několika minut. U posledního kusu to znamená, že se může prodat dvakrát. Řešení není rychlejší synchronizace, ale rezervní zásoba — poslední kus či dva nechat schované jako nárazník.

Chyby, o kterých se nikdo nedozví

Nejhorší integrace je ta, která tiše selhává. Objednávka se nepřenese, nikdo to nevidí a za týden se zjistí, že chybí dvanáct objednávek. Každá integrace musí mít opakování při selhání, log a upozornění, když něco třikrát po sobě neprojde. Tuhle část levná řešení vynechávají jako první.

Hotové řešení, nebo na míru

Pro Pohodu i Money existují hotové konektory a u standardního nastavení fungují dobře. Zkuste je nejdřív — jsou levnější a rychleji nasazené.

Vlastní integraci potřebujete tehdy, když máte víc skladů, vlastní logiku cenotvorby, B2B s individuálními ceníky, sety a komplety, nebo ERP, pro které konektor neexistuje. Je to investice v řádu desítek tisíc, ale je to investice do toho, jestli firma na platformě vydrží.

Jak to dělám

1. Napíšeme si, který systém vlastní které pole. Na jednu stranu papíru.
2. Sjednotíme SKU. Tohle bývá nejdelší krok.
3. Postavíme přenos v jednom směru a necháme ho týden běžet naprázdno.
4. Přidáme druhý směr.
5. Zapneme logování a upozornění — a teprve pak to jde naostro.

Integrace není funkce, která se dodá a zapomene. Je to systém, který musí někoho vzbudit, když přestane fungovat.