Fakturace ze Shopify: Fakturoid, iDoklad, Pohoda a Money v praxi

Shopify je kanadská platforma a českou fakturu nezná. To, co posílá zákazníkovi po objednávce, je potvrzení objednávky, ne daňový doklad. Nemá číselnou řadu, nemá správné náležitosti a účetní ho neuzná.

V praxi je tohle důvod číslo jedna, proč firma migraci na Shopify odloží. Škoda, protože se to řeší rychleji než většina ostatních věcí.

Co musí faktura obsahovat

Bez ohledu na to, který nástroj si vyberete, výstup musí sedět: číslo z nepřerušené číselné řady, datum vystavení a datum zdanitelného plnění, údaje dodavatele i odběratele včetně DIČ, rozpis položek se sazbou DPH, základ daně a daň zvlášť a způsob úhrady. U prodeje do EU navíc správný režim.

Tady se vyplatí ukázat návrh faktury účetní ještě před spuštěním. Patnáct minut jejího času vám ušetří zpětné opravy stovek dokladů.

Tři cesty, jak to vyřešit

1. Fakturační služba s hotovou integrací

Fakturoid i iDoklad mají na Shopify napojení. Objednávka se přenese, faktura se vystaví a odešle zákazníkovi automaticky. Pro většinu e-shopů je tohle správná odpověď — funguje to za pár stovek měsíčně a nasazení je otázka hodin, ne dní.

Pozor na tři věci: jestli integrace umí dobropisy při vrácení zboží, jestli rozlišuje různé sazby DPH v jedné objednávce a jestli umí vystavit fakturu v jiném jazyce a měně, pokud prodáváte i na Slovensko.

2. Přímé napojení na účetní software

Pohoda, Money S3, Helios. Tady zpravidla nejde jen o faktury, ale o celý tok dat — objednávky dovnitř, stavy skladu ven. Dělá se to přes XML rozhraní nebo přes mezičlánek.

Reálný háček: Pohoda běží lokálně na počítači v kanceláři, Shopify v cloudu. Potřebujete mezi tím konektor, který objednávky sbírá a v pravidelných intervalech je podává do Pohody. Když je počítač vypnutý, synchronizace stojí. Tohle je potřeba klientovi říct dopředu, ne po prvním výpadku.

3. Vlastní řešení

Dává smysl u nestandardních požadavků — vlastní číselné řady pro různé trhy, zálohové faktury, specifické režimy DPH, B2B s odloženou splatností. Není to první volba, ale když je potřeba, je nejčistší.

Na co si dát pozor

• Dobropisy při vrácení. Zákazník vrátí zboží, vy mu vrátíte peníze v Shopify — a dobropis se nevystaví. Po roce máte v účetnictví nepořádek. Ověřte si to hned na začátku.
• Částečné vrácení. Zákazník vrátí jednu položku ze tří. Většina integrací to zvládne, ale ne všechny.
• Zaokrouhlování. Shopify počítá DPH jinak než některé účetní systémy a rozdíl jedné koruny na faktuře umí vyvolat překvapivě hodně e-mailů.
• Dobírka. Faktura se má vystavit při odeslání, ne při zaplacení. Když integrace čeká na úhradu, doklady vám budou chodit s týdenním skluzem.

Doporučení

Pokud nemáte účetní software, se kterým jste srostlí, začněte Fakturoidem nebo iDokladem a hotovou integrací. Ušetříte desítky tisíc za vývoj. Vlastní integraci řešte až tehdy, když narazíte na konkrétní limit — ne preventivně.